Mon syndic ne répond plus : agir vite pour protéger sa copropriété

Agence fermée, téléphone qui sonne dans le vide, courrier qui s’entasse, factures impayées… Votre syndic semble avoir disparu ? Cette situation est dangereuse : pendant ce temps, l’immeuble n’est plus géré, les fournisseurs ne sont plus payés, l’assurance peut ne plus être réglée. Que votre immeuble se trouve à Bordeaux, dans la métropole bordelaise ou ailleurs dans le Sud-Ouest, voici comment réagir, étape par étape, pour protéger votre copropriété.

Une absence ponctuelle n’est pas une défaillance. Mais la combinaison de plusieurs de ces signaux doit vous faire réagir sans attendre :

• aucune réponse aux courriels, appels et lettres recommandées depuis plusieurs semaines ;
• agence fermée aux heures d’ouverture, boîte aux lettres qui déborde, courrier non relevé ;
• départ du gestionnaire de votre immeuble sans remplaçant ;
• relances ou coupures de fournisseurs (eau, électricité, ascenseur, ménage) pour factures impayées ;
• assemblée générale annuelle non convoquée, comptes non transmis au conseil syndical ;
• rumeurs de difficultés financières, annonce orale d’une « liquidation à venir ».

Réflexe immédiat : consultez le site Infogreffe et le BODACC (bodacc.fr) en tapant le nom ou le SIREN du cabinet. Vous saurez si une procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire a été ouverte, et qui est le mandataire désigné.

Avant toute démarche, il faut des preuves. Elles serviront à justifier la résiliation du contrat et, si besoin, une action en justice.

• Adressez au syndic une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception, lui rappelant ses obligations (gestion courante, paiement des fournisseurs, convocation de l’AG, transmission des comptes). Conservez la lettre revenue « non réclamée ».
• Faites établir un constat par un commissaire de justice (anciennement huissier) : agence fermée, courrier non relevé, absence de personnel. L’idéal est de faire constater à deux reprises minimum, à quelques semaines d’intervalle, pour démontrer que la situation dure.
• Conservez les relances des fournisseurs et les témoignages des copropriétaires.

Un contrat en cours ne vous enferme pas. La loi du 10 juillet 1965 (article 18-VIII) permet au syndicat des copropriétaires de résilier le contrat du syndic en cas d’inexécution suffisamment grave — ce qui est le cas d’un syndic qui n’exerce plus aucune de ses missions.

La procédure est la suivante :

1. Le conseil syndical notifie au syndic une demande motivée d’inscription de la résiliation à l’ordre du jour d’une assemblée générale, en listant précisément les manquements reprochés (voir le modèle ci-dessous).

Le syndic a alors DEUX MOIS à compter de la première présentation de cette notification pour convoquer cette assemblée. A défaut, le président du conseil syndical est habilité à la convoquer.

2. L’assemblée générale vote la résiliation à la majorité de l’article 25 (majorité des voix de tous les copropriétaires), avec possibilité d’un second vote immédiat à la majorité de l’article 24 si au moins un tiers des voix est atteint (article 25-1).

La résiliation prend effet à la date fixée par l’assemblée, au plus tôt un jour franc après celle-ci.

3. Lors de la même assemblée, elle désigne le nouveau syndic et fixe la date de prise d’effet de son contrat, au plus tôt un jour franc après la tenue de celle-ci.

Conseil ACC Sud-Ouest : prévoyez dans la même convocation la résolution de résiliation et la désignation du nouveau syndic, pour ne jamais laisser la copropriété sans gestionnaire.

Évidemment, un syndic qui ne répond plus ne convoquera pas l’assemblée qui doit le remplacer. La loi a prévu ce cas :

• Le président du conseil syndical peut convoquer l’AG lui-même lorsque le syndic, mis en demeure de le faire, n’a pas réagi dans un délai de huit jours (article 8 du décret du 17 mars 1967). Il faut donc envoyer une mise en demeure en recommandé, puis attendre l’expiration du délai.
• Si la copropriété n’a plus de syndic du tout (contrat expiré, cabinet disparu), tout copropriétaire peut convoquer une assemblée pour en désigner un nouveau (article 17 alinéa 4 de la loi de 1965).
• En dernier recours, le président du tribunal judiciaire peut désigner un administrateur provisoire, à la demande de tout copropriétaire ou intéressé (articles 47 du décret de 1967). Cette solution a un coût et prend du temps : mieux vaut s’organiser avant d’en arriver là.

Attention au formalisme : impératif de disposer de la liste des copropriétaires à jour, délai de convocation de 21 jours, envoi en recommandé (ou voie électronique pour les copropriétaires qui ne se sont pas opposés), ordre du jour précis, projets de contrat joints.

Important :  une AG mal convoquée peut être annulée.

Dans l’urgence, la tentation est grande de signer avec le premier cabinet qui se présente. Méfiez-vous des syndics démarcheurs qui contactent spontanément les copropriétaires dès qu’ils apprennent la défaillance d’un confrère. Avant de voter :

• demandez au moins deux ou trois propositions établies sur le contrat type réglementaire, avec la fiche d’information sur les prix ;
• vérifiez la carte professionnelle, l’attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle et l’attestation de garantie financière du cabinet ;
• comparez les honoraires de base et les prestations particulières (état daté, frais de relance, AG supplémentaires…) ;
• interrogez le candidat sur sa capacité à reprendre un dossier « sinistré » : comptes à reconstituer, impayés, archives manquantes ;
• en petite copropriété, examinez aussi l’option du syndic bénévole ou coopératif.

C’est souvent le point le plus difficile. L’article 18-2 de la loi de 1965 oblige l’ancien syndic à remettre à son successeur :

• dans les 15 jours suivant la fin de ses fonctions : les fonds disponibles, l’état des comptes des copropriétaires et du syndicat, les références des comptes bancaires ;
• dans le mois : l’ensemble des documents et archives du syndicat (règlement de copropriété, procès-verbaux, contrats, carnet d’entretien, dossiers de sinistres…).

Passé ces délais et après une mise en demeure restée sans effet, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut saisir le juge en référé pour obtenir la remise des pièces sous astreinte, ainsi que des dommages et intérêts.

Bonne nouvelle concernant l’argent : le syndic doit ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat. Les sommes qui s’y trouvent appartiennent à la copropriété, pas au cabinet. En outre, tout syndic professionnel doit disposer d’une garantie financière couvrant les fonds qu’il détient pour ses clients.

Anticipez : en cas de fermeture, les archives peuvent être difficiles, voire impossibles, à récupérer donc, dès les premiers signes, téléchargez ou imprimez systématiquement les documents accessibles sur l’extranet de votre immeuble, faites l’inventaire de ce que le conseil syndical possède déjà (derniers PV, contrats, liste des copropriétaires) et demandez à la banque le solde du compte de la copropriété.

Lorsqu’un jugement de liquidation est prononcé, un liquidateur judiciaire est désigné et prend en main les affaires du cabinet. En principe, cette situation met fin automatiquement au contrat de syndic en cours.

 Quelques réflexes :

• Ne pas attendre le liquidateur pour agir. La gestion de votre immeuble n’est pas sa priorité : prenez les devants en désignant rapidement un nouveau syndic en utilisant les dispositions de l’article 17 alinéa 4 précité.
• Contacter le liquidateur (ses coordonnées figurent au BODACC) pour réclamer la restitution des archives et des fonds de la copropriété.
• Déclarer les créances de la copropriété auprès du liquidateur dans les deux mois suivant la publication du jugement au BODACC, si le cabinet vous doit de l’argent.
• Actionner la garantie financière du syndic si des fonds de la copropriété ont disparu : l’organisme garant figure sur les documents contractuels du syndic et sur l’attestation de sa carte professionnelle.

• Vérifier Infogreffe / BODACC (procédure collective, mandataire désigné)
• Envoyer une mise en demeure en LRAR au syndic
• Faire établir un 1er constat par commissaire de justice
• Faire établir un 2e constat quelques semaines plus tard
• Contacter la banque pour connaître le solde du compte séparé
• Inventorier les documents détenus par le conseil syndical
• Réunir le conseil syndical et rédiger la demande motivée de résiliation
• Solliciter 2 ou 3 propositions de syndics (contrat type)
• Mettre en demeure le syndic de convoquer l’AG, puis convoquer (président du CS) après 8 jours
• Voter la résiliation et désigner le nouveau syndic lors de la même AG
• Exiger la remise des fonds (15 jours) et des archives (1 mois)
• En cas de liquidation : contacter le liquidateur, déclarer les créances sous 2 mois

Mon syndic ne répond plus depuis des mois : puis-je changer de syndic avant la fin du contrat ?

Oui. En cas d’inexécution suffisamment grave, l’assemblée générale peut résilier le contrat en cours de mandat, sur demande motivée du conseil syndical, et désigner un nouveau syndic lors de la même réunion.

Qui peut convoquer l’assemblée générale si le syndic a disparu ?

Le président du conseil syndical, après une mise en demeure restée sans effet pendant huit jours. Si la copropriété n’a plus de syndic, tout copropriétaire peut convoquer l’AG pour en désigner un. À défaut, le tribunal peut nommer un administrateur provisoire.

L’argent de la copropriété est-il perdu si le syndic fait faillite ?

En principe non : les fonds sont déposés sur un compte séparé au nom du syndicat des copropriétaires, et le syndic professionnel est couvert par une garantie financière. Il faut toutefois agir vite pour faire valoir vos droits.

Mon syndic à Bordeaux ne répond plus : qui peut m’aider ?

ACC Sud-Ouest accompagne les copropriétaires et conseils syndicaux de Bordeaux, de la Gironde et de l’ensemble du Sud-Ouest : analyse de la situation, courriers, préparation de l’assemblée générale et choix d’un nouveau syndic.

Comment savoir si mon syndic est en liquidation judiciaire ?

Consultez gratuitement le BODACC (bodacc.fr) ou Infogreffe avec le nom ou le numéro SIREN du cabinet. Les jugements d’ouverture de procédure collective y sont publiés.

Votre syndic ne donne plus signe de vie ? Les juristes de l'ACC Sud-Ouest aident les conseils syndicaux et copropriétaires de Bordeaux, de la Gironde et de tout le Sud-Ouest à constituer leur dossier, rédiger les courriers, préparer l’assemblée générale et comparer les propositions de nouveaux syndics. [Adhérez]

Cet article a une vocation d’information générale et ne remplace pas une consultation adaptée à la situation de votre copropriété.