Le procès-verbal d'une Assemblée Générale
Le procès-verbal d'une Assemblée Générale, relève d'un formalisme précis :
- Il se décompose généralement en trois parties :
- La constitution de l'Assemblée Générale
- Le compte-rendu des votes des résolutions et les signatures des membres du bureau de l'assemblée générale
- Les annexes au procès-verbal
1 - La constitution de l'Assemblée Générale, elle comprend :
- Le rappel de la date et de l'heure, ainsi que du lieu de tenue de l'Assemblée Générale
- L'état de l'Assemblée avant le premier vote
- Ce texte indique à partir de la feuille de présence et de l'enregistrement des participants :
- le nombre de copropriétaires présents
- le nombre de copropriétaires représentés
- le nombre de copropriétaires présents et représentés
- le nombre de copropriétaires absents
- La liste nominative des copropriétaires présents avec leurs nombres de voix respectives
- La liste nominative des copropriétaires représentés avec leurs nombres de voix respectives
et les nom des mandataires
- les heures d'enregistrement des arrivées et des départs des copropriétaires
2 - Le compte-rendu des votes des résolutions :
- le texte comporte :
- Le numéro, le titre de la résolution et la règle de majorité
- Le texte de la résolution
- Le résultat du vote
- le nombre de copropriétaires
- le nombre de copropriétaires présents
- le nombre de copropriétaires votants
- la base de tantièmes du vote
- la liste des copropriétaires " abstentionnistes " avec leurs nombres de voix respectives
- le nombre de copropriétaires " pour "
- la liste des copropriétaires " contre" avec leurs nombres de voix respectives
- Le texte de la décision
- Éventuellement :
- le texte de loi associé à la résolution
- les réserves formulées par les opposants et les abstentionnistes
- L'heure de clôture de l'Assemblée Générale
- Les signatures des membres du bureau de l'assemblée générale
3 - Les annexes du procès-verbal :
- La feuille de présence constitue une annexe du procès-verbal
- Les pouvoirs ou mandats de représentation constituent des annexes du procès-verbal
4 - Signature du procès-verbal :
- Le procès-verbal doit être établi au fur et à mesure de l'Assemblée Générale et signé en fin d'Assemblée
- Dans le cas d'impossibilité de signature, en l'absence d'imprimante, il est indispensable de prendre une copie
au format ( .pdf ) sur une clé USB pour le Président de séance.
5 - Registre :
- Le procès-verbal et ses annexes doivent être conservés dans un registre des procès-verbaux