Copropriété : la notification électronique devient la règle depuis le décret du 22 décembre 2025

Ce que vous devez absolument savoir

Depuis l’entrée en vigueur du décret du 22 décembre 2025, un changement structurant s’impose en matière de gestion des copropriétés : les notifications et mises en demeure sont désormais réalisées par voie électronique par principe.

Cette réforme, qui s’inscrit dans la continuité de la loi du 9 avril 2024 dite « Habitat dégradé », modifie profondément les habitudes des syndics et des copropriétaires. Elle vise à moderniser les échanges, mais implique également une adaptation rapide des pratiques.

Un renversement du principe historique

Pendant de nombreuses années, le cadre juridique était clair : les notifications en copropriété devaient être effectuées par lettre recommandée avec accusé de réception. Ce mode d’envoi constituait le standard, garantissant la sécurité juridique des échanges.

Une première évolution avait été introduite par la loi ALUR de 2014, permettant le recours à la notification électronique, mais uniquement sous réserve de l’accord exprès du copropriétaire.

Le décret du 22 décembre 2025 consacre un changement de logique : la voie électronique devient la règle, et la notification postale l’exception.

Concrètement, cela signifie que les convocations aux assemblées générales, les procès-verbaux ou encore les mises en demeure peuvent être valablement adressés par voie électronique, sans qu’il soit nécessaire de recueillir l’accord préalable des copropriétaires.

Les modalités de la notification électronique

Le texte prévoit que la notification électronique peut être réalisée selon deux modalités :

• soit par lettre recommandée électronique, dans les conditions prévues par le Code des postes et des communications électroniques ;
• soit via un procédé électronique mis en œuvre par un prestataire de services de confiance qualifié, garantissant l’intégrité, la sécurité et la traçabilité des échanges.

Le point de départ des délais reste inchangé : ils commencent à courir le lendemain de l’envoi de l’avis électronique informant le destinataire.

Cette précision est essentielle, car elle implique que le délai court indépendamment de la consultation effective du message par le copropriétaire.

Le maintien possible de la notification papier

Le recours au courrier recommandé papier n’a pas disparu, mais il devient une faculté offerte au copropriétaire.

Celui-ci peut demander à tout moment à recevoir ses notifications par voie postale. Toutefois, cette demande est encadrée. Elle doit être formulée par un moyen permettant d’établir avec certitude sa date de réception par le syndic. À ce titre, un simple courriel ne permet pas de satisfaire cette exigence.

La demande peut également être formulée en assemblée générale, auquel cas elle doit être mentionnée au procès-verbal.

Son effet n’est pas immédiat : elle prend effet le lendemain du huitième jour suivant sa réception par le syndic, ou dès l’assemblée si elle est formulée à cette occasion.

Une nouvelle obligation pour les copropriétaires

Le décret introduit également une conséquence pratique importante : les copropriétaires doivent désormais communiquer une adresse électronique au syndic, sauf dans l'hypothèse où ils ne disposent pas d'adresse mail ou ne souhaitent pas recourir à ce mode de communication, ce qui implique alors de formuler une demande de maintien des notifications au format papier.

Sauf demande expresse de maintien du format papier, les notifications seront considérées comme valablement effectuées à la dernière adresse électronique communiquée.

Cette évolution impose une vigilance accrue : un changement d’adresse non signalé ou une messagerie peu consultée peut entraîner des conséquences importantes, notamment en matière de délais de contestation ou de mise en demeure.

Les obligations du syndic

Le syndic doit accompagner cette réforme en informant les copropriétaires de leurs droits.

Le décret prévoit qu’il doit mentionner, dans les appels de charges et les convocations aux assemblées générales, la possibilité de continuer à recevoir les notifications par voie postale.

Il lui appartient également de garantir la traçabilité des envois électroniques et de gérer avec rigueur les demandes de maintien du format papier.

Les risques juridiques à ne pas sous-estimer

Ce nouveau cadre, s’il simplifie les échanges, ne doit pas faire oublier les enjeux juridiques.

Une erreur dans le mode de notification peut entraîner des conséquences lourdes. Par exemple, si un copropriétaire a valablement demandé à recevoir ses documents par voie postale et que le syndic procède malgré tout à un envoi électronique, la notification peut être jugée irrégulière. Cela peut conduire à l’annulation des décisions prises en assemblée générale.

Une réforme qui impose une vigilance accrue

La généralisation de la notification électronique marque une étape importante dans la modernisation du droit de la copropriété. Elle présente des avantages indéniables : une transmission plus rapide des informations, une réduction des délais d’acheminement et une simplification des échanges entre le syndic et les copropriétaires. Elle permet également un accès facilité aux documents, consultables à tout moment, sans dépendre des contraintes du courrier postal.

Toutefois, ces bénéfices s’accompagnent de nouvelles exigences. Cette évolution transfère en partie la responsabilité vers les copropriétaires, qui doivent désormais faire preuve d’une vigilance accrue. Il leur appartient de consulter régulièrement leur messagerie, de s’assurer que leur adresse électronique est à jour auprès du syndic et de signaler sans délai tout changement. À défaut, ils s’exposent à des conséquences potentiellement importantes, telles que la perte de délais pour contester une décision d’assemblée générale ou la réception tardive d’une mise en demeure produisant des effets juridiques immédiats.

Ainsi, si la dématérialisation constitue une avancée en termes d’efficacité, elle impose en contrepartie une gestion plus rigoureuse et proactive de la part de chaque copropriétaire.

Le conseil ACC Sud-Ouest

Face à cette évolution, il est essentiel d’adopter une démarche proactive.

ACC Sud-Ouest recommande aux copropriétaires et aux membres de conseils syndicaux de :

• vérifier auprès de leur syndic le mode de notification actuellement utilisé ;
• formaliser clairement leur choix s’ils souhaitent conserver la voie postale ;
• privilégier des moyens de communication permettant de prouver la date de réception de leurs demandes ;
• conserver une copie de toutes leurs démarches ;
• s’assurer que leur adresse électronique communiquée au syndic est valide et régulièrement consultée.

Anticiper ces points permet d’éviter des situations à risque, notamment la perte de délais de contestation ou la non-réception d’informations essentielles.

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